生成AIによる業務効率化の方法9選を解説！メリットや導入方法も紹介

生成AIの活用は、業務効率化と生産性向上に大きな可能性を秘めています。本記事では、生成AIがもたらすメリットや具体的な活用方法、先進企業の事例、そして成功のコツまでを詳しく解説。生成AIを味方につけ、業務をスマートに進化させるヒントが満載です。

生成AIを活用するメリット3つ

生成AIの導入は、企業の業務効率化と生産性向上に大きく寄与します。その主なメリットは以下の3点です。

1. 定型業務の自動化によるコスト削減

生成AIを活用することで、これまで人の手で行ってきた定型的な作業の多くを自動化できます。例えば、問い合わせ対応、レポート作成、契約書のレビューなど、ルールベースで処理できる業務は生成AIに任せることで、大幅な工数削減が見込めます。これにより、人件費の削減だけでなく、ヒューマンエラーの防止や24時間365日の対応も実現します。

2. 大量データからの高度な分析・インサイト発見

生成AIは膨大なデータを高速で処理し、その中から人間では見落としがちな関連性やパターンを見出すことができます。社内の蓄積データや外部データを活用し、マーケティングや顧客サービス、経営判断に役立つ知見を効率的に引き出せるようになります。これにより、意思決定の質とスピードを高め、ビジネス全体のパフォーマンス向上につなげられるでしょう。

3. 創造的なコンテンツや新しいアイデアの創出

生成AIは大量のデータをもとに、独創的な文章やデザイン、アイデアを生み出すことができます。新商品の企画立案、広告コピーの作成、Webデザインの提案など、クリエイティブ領域でのAI活用が加速しています。人間のクリエイターの創造性を補完し、これまでにない斬新なコンテンツを生み出すことで、ブランド価値の向上や新たなビジネスチャンスの獲得が期待できるのです。

生成AIは、業務の自動化とコスト削減だけでなく、より高度な分析や創造的な活動を通じて、ビジネスの生産性を飛躍的に高める力を秘めています。戦略的に活用することで、従業員がより付加価値の高い仕事に注力できる環境を作り、企業の競争力強化につなげることができるのです。

生成AIを使った業務効率化の具体的な方法9選

それでは、生成AIを活用した業務効率化の具体的な方法を9つ紹介します。

1. 定型文書の自動生成で作業時間を大幅短縮

契約書、議事録、報告書など、ビジネスで発生する定型的な文書の作成を生成AIに任せることで、作業時間を大幅に短縮できます。書式へ必要事項を入力するだけで、あとはAIが過去の事例を参考にしながら自動で文章を生成。レビューと微修正で完成です。ある企業では、AIによる契約書の自動生成で、作成にかかる時間を削減すたる年間2000件以上の契約書処理を効率化し、法務担当者の工数を大きく減らすことに成功しました。

2. AIチャットボットで問い合わせ対応を自動化

カスタマーサポートの問い合わせ対応業務に、生成AI搭載のチャットボットを活用することで、オペレーターの負担を大幅に軽減できます。チャットボットがFAQや過去事例をもとに回答を自動生成することで、定型的な問い合わせに24時間365日で即答。オペレーターは複雑な案件に注力できるようになります。ある通信会社では、AIチャットボット導入により問い合わせ対応の8割を自動化。人件費を40%削減しつつ、顧客満足度も10ポイント向上させる効果を得ています。

3. 会議録や報告書の要約・自動生成で情報共有を効率化

会議の音声データから議事録を自動作成したり、複数の報告書を要約して一つにまとめたりと、情報を整理・集約する作業をAIに任せることで、情報共有の効率を大きく高められます。
ある企業では、会議の音声をテキスト化し、AIが要点をピックアップして議事録を自動生成。これまで1件あたり平均4時間かかっていた作業が30分に短縮され、出席者も議事録作成者も大幅な工数削減を実現しました。
音声からテキストへの変換には、「tl;dv」のようなツールが活用できます。30以上の言語に対応しているので、グローバルなビジネスシーンでも役立ちます。

4. データ分析と自動レポーティングで意思決定を加速

膨大な顧客データやマーケティングデータの分析にAIを活用することで、レポート作成の自動化と高度化を同時に実現。AIが自動で傾向や関連性を見出し、図表つきのレポートを生成します。
ある消費財メーカーでは、販売データと広告効果測定データをAIで総合分析。一人の担当者が1週間かけて行っていた分析レポートの作成が、AIにより4時間で完了するように。スピーディーな意思決定で、マーケティング施策の最適化と売上向上を加速させています。
「DataRobot」のようなデータ分析ツールを使えば、プログラミングスキルがなくても高度な分析が可能。売上予測や顧客分析を通じて、戦略的な意思決定に役立てられます。

5. アイデア発想や企画立案にAIのクリエイティビティを活用

新商品開発や販促企画など、アイデア発想が求められるタスクでもAIの力を借りることができます。AIが過去の成功事例を分析し、大量のアイデアや企画案を提示。人間の発想力を刺激し、創造性を大きく高めます。
ある食品メーカーでは、AIを活用して新商品のコンセプトを100案出し、その中から有望案を人間が選定。開発期間を3割短縮しつつ、画期的な新商品を生み出すことに成功しました。
生成AIの代表格である「ChatGPT」を活用すれば、自由にアイデアを膨らませることが可能です。チャット形式で対話を重ねるうちに、独創的な発想が生まれてくるかもしれません。

6. 専門的な文書作成をAIでサポート

技術文書、学術論文、特許申請書など、専門的な知識が求められる文書の作成もAIが強力にサポートします。必要な情報をインプットすれば、AIが専門用語を適切に使いこなしながら、構成を整えた文章を生成。人間は監修に徹することができます。
ある特許事務所では、AIによる明細書の自動生成を導入。作成工数が従来の1/2になっただけでなく、記載漏れなどのミスも大幅に減らすことができました。
「OpenAI Codex」のようなコード生成ツールを使えば、プログラミングに関する専門的な文書作成の効率化も可能です。

7. ビジネスメールの文面作成を効率化

取引先とのメールのやり取りを効率化するのもAIの得意分野。過去の優れたメール文例をもとに、目的に応じた適切な文面を提案してくれます。ビジネスメールの基本フォーマットに沿った端的な表現や、好感度の高い言い回しなども学習済み。作成した文面をチェックし、お客様ごとに微調整を加えるだけで、分かりやすく好印象なメールを素早く仕上げられます。
「HubSpot」のようなマーケティングツールには、メールの自動生成機能に加え、連絡先の管理や分析もできる便利な機能が搭載されています。

8. 社内マニュアル・FAQ作成の自動化で社員の学習を支援

社内の業務マニュアルやFAQの作成・更新をAIに任せることで、社員の学習をサポートし、問い合わせ対応の工数を削減。AIが社内データベースから関連情報を抽出し、ユーザーの質問に対して適切な回答を自動で生成します。
ある金融機関では、AIによる社内ヘルプデスク運営を導入。行員からの問い合わせの8割をAIが24時間自動回答することで、問い合わせ対応の工数を85%削減。行員の業務効率と顧客対応力の向上を実現しました。
「トースターチーム」のようなマニュアル作成ツールを使えば、誰でも簡単にわかりやすいマニュアルを作成できます。新人教育の効率化にも役立ちます。

9. 顧客対応の高度化とパーソナライズ

メールやチャットでの問い合わせ対応でも、AIを活用して顧客一人ひとりに合わせた最適な対応が可能に。顧客情報や過去の対応履歴をもとに、AIが顧客の状況や心理を推察。丁寧かつ的確な回答を提示してくれます。
ある保険会社では、保険金請求の問い合わせ対応にAIを導入。顧客ごとの契約内容や過去のクレーム歴などを分析し、おもてなしの心を込めたきめ細かな対応を実現。顧客満足度を20%引き上げることに成功しました。
「Gemini」のようなAIサービスは、顧客の問い合わせ内容を理解し、適切な回答を生成。迅速かつ高品質な顧客サポートを実現します。

以上のように、生成AIの活用シーンは多岐にわたります。定型業務の自動化による工数削減だけでなく、高度な分析やアイデア発想のサポートなど、より付加価値の高い領域でAIの力を発揮。人間とAIが協働することで、ビジネスのあらゆる場面で生産性と質の向上を実現できるのです。
自社の業務内容を見つめ直し、AIの導入に適した領域を見極めることが、競争力強化への第一歩となるでしょう。様々なAIツールを試してみることをおすすめします。
導入に迷うことがあれば、AI開発の専門企業に相談するのも一つの手です。自社に最適な生成AIの活用方法を見出し、業務効率化の推進力としていきましょう。

業務効率化に生成AIを活用している企業の事例5選

次に、生成AIを業務効率化に活用し、成果を上げている企業の事例を5つ紹介します。

事例1：A社の契約書レビュー業務の自動化

A社は生成AIを活用し、これまで法務担当者が手作業で行っていた契約書のレビュー業務を自動化しました。AIが契約書の文言をチェックし、リスクのある箇所を自動で抽出。レビュー作業の工数を70%削減し、契約書の処理スピードと精度を大幅に向上させています。

事例2：B社の定型業務自動化による業務時間の削減

B社では、経理部門の経費精算や総務部門の社内手続きなど、定型業務にAIを導入。申請内容のデータをもとに、AIが必要な計算や書類作成を自動で行います。これにより、担当者の業務時間を平均30%削減。浮いた時間を戦略的なタスクにあてることで、部門の生産性を大きく改善しました。

事例3：C社の問い合わせ対応におけるチャットボットの活用

C社は、カスタマーサポートの効率化を目的に、生成AI搭載のチャットボットを導入。よくある質問への回答をAIが生成することで、オペレーターの対応負荷を大幅に軽減。その結果、問い合わせ対応の工数が40%減少し、顧客満足度も向上しています。

事例4：D社のレポート自動生成による生産性の向上

D社のマーケティング部門では、AIを活用したレポート自動生成ツールを開発。キャンペーンデータを集約・分析し、レポートを自動で作成します。これまで1件あたり平均4時間かかっていたレポート作成が、わずか30分に短縮。スピーディーな振り返りと次の施策立案が可能になり、PDCAサイクルを大きく加速させました。

事例5：E社の営業提案資料作成の効率化

E社の営業部門は、AIを活用した提案資料の自動生成システムを導入。過去の提案事例や顧客データをもとに、AIが説得力のある提案資料を自動で作成します。資料作成の工数が平均60%削減され、営業担当者は商談や関係構築に集中できるように。導入初年度の受注率が15%向上するなど、大きな成果を生み出しています。

生成AIを使った業務効率化を成功させる5つのコツ

ここからは、生成AIを活用した業務効率化を成功に導く5つのコツを解説します。

1. 効果の見込める業務とユースケースを選ぶ

AIの導入前に、自社のどの業務にAIを活用すれば最も効果的かを見極めることが重要です。定型的なタスクが多い部署や、大量のデータを扱う業務などが候補に。導入の目的を明確にし、費用対効果の高いユースケースを選択しましょう。

2. 自社データを使った生成AIのファインチューニング

汎用的な生成AIモデルに自社のデータを追加学習させることで、自社特有の業務内容や書式に適合したアウトプットを得られるようになります。自社の過去の文書データや、優れた社員の知見などを活用し、賢い「社内AI」を育てていくことが成功の鍵です。

ファインチューニングについては『ファインチューニング完全攻略！事前学習済みAIを自社用にカスタマイズする極意』の記事をご覧ください。

3. 小規模からスタートし効果検証とブラッシュアップを繰り返す

いきなり全社導入するのではなく、一部の部署やチームでの小規模な検証から始めましょう。効果を測定しながら運用方法を改善し、ノウハウを蓄積することが大切。手応えを感じたら徐々に適用範囲を広げ、全社的な展開につなげていきます。

4. 社内ルールの設定とセキュリティ対策で適切に運用

AIツールの利用ルールを設け、機密情報の管理を徹底することが欠かせません。どのデータをAIに入力していいのか、生成物の保存方法や共有範囲など、情報管理のガイドラインを整備。セキュリティリスクに備えたシステム対策も講じましょう。

5. 社員への教育で生成AIを使いこなす組織文化を醸成

AIツール導入の成否は、現場の社員がAIをうまく活用できるかどうかにかかっています。AIリテラシーを高める社内教育を実施し、全員がAIと協働する意識を持てるよう働きかけることが重要。AIを味方につけて業務を進める組織文化を育んでいきましょう。

生成AIを業務に導入する際の4ステップ

生成AIを業務に導入する際の基本的な流れは、以下の4ステップです。

Step1: 生成AIの活用目的と対象タスクの選定

まずは生成AIで何を実現するのかゴールを明確にし、AIの導入が最も効果的なタスクを選定。現場の担当者を交えて議論し、導入計画を策定します。

Step2: ツールの選定と自社用にカスタマイズ

Step1で定めた目的に合ったAIツールを選定し、自社の業務フローに合わせて設定やチューニングを施します。使いやすさとセキュリティ面の確認を念入りに。

Step3: 部門内で実証実験を行い効果を測定

一部の部門やチームで先行的に運用を開始し、効果検証を行います。期待通りの結果が出ているか、運用上の課題はないかなどを多角的に評価。改善点を洗い出し、ブラッシュアップを進めます。

Step4: 運用ルールを整備し全社的に展開

実証実験の知見をもとに、全社的な運用ルールやガイドラインを整備。セキュリティ対策や社員教育も並行して実施しつつ、生成AIの活用を全社的に拡大していきます。PDCAを回しながら、AIとの協業体制を確立させましょう。

まとめ：生成AIを活用し業務効率化と生産性向上を実現しよう

本記事では、生成AIがもたらす業務効率化のメリットから、具体的な活用方法、先進企業の事例、成功のコツまでを幅広く解説してきました。
生成AIの導入は、定型業務の自動化による工数削減だけでなく、高度な分析や創造的なタスクの支援を通じて、ビジネス全体の生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。

とはいえ、AIを業務に適用する際には、明確な目的を持ち、自社に合ったユースケースを選ぶことが肝要。小さく始めて効果を検証しながら、徐々に活用範囲を広げていくアジャイル型のアプローチが成功への近道となるでしょう。
加えて、適切な運用ルールの整備と、AIを使いこなす社員の育成も欠かせません。トップのリーダーシップのもと、全社一丸となってAIと協働する体制を構築することが求められます。

生成AIという革新的なテクノロジーを、賢く自社の業務プロセスに取り込んでいく。それが、競争が激化する現代のビジネス環境を勝ち抜くための鍵となるはずです。
業務をスマートに進化させ、イノベーションを加速する原動力として、ぜひ生成AIの戦略的な活用を推進していきましょう。